Modelo de política del sistema interno de información (RSII): plantilla gratuita 2026
Actualizado a junio 2026 · 12 minutos de lectura
Publicado el por el equipo de EticAlert
Uno de los documentos que más se busca y menos se encuentra online es el modelo de política del sistema interno de información que exige la Ley 2/2023. La ley obliga a tenerla, la AIPI la solicita en las inspecciones, pero no existe una plantilla oficial publicada por la autoridad. En este artículo encontrarás el modelo completo con todas las cláusulas obligatorias, listo para adaptar a tu empresa.
📋 Contenido de este artículo
Qué es la política del sistema interno de información y por qué es obligatoria
La política del sistema interno de información es el documento que formaliza el funcionamiento del canal de denuncias en tu organización. No es el canal en sí (que es la plataforma tecnológica o el buzón), sino el reglamento interno que describe cómo funciona: quién lo gestiona, cómo se tramitan las comunicaciones, qué plazos se aplican y qué protecciones tienen los informantes.
La Ley 2/2023 no exige explícitamente que se llame "política del sistema interno de información" — también puede denominarse reglamento del canal de denuncias, protocolo de gestión de comunicaciones internas o procedimiento de tramitación de denuncias. Lo importante es que el documento exista y contenga los elementos que la ley requiere.
Sin este documento, incluso aunque la empresa tenga un canal de denuncias técnicamente operativo, la AIPI puede considerar que el sistema no está correctamente implantado y aplicar sanciones por incumplimiento formal.
Cláusulas que debe incluir obligatoriamente según la Ley 2/2023
Combinando los artículos 5, 7, 8, 9, 10 y 16 de la Ley 2/2023, el documento debe recoger como mínimo los siguientes elementos:
| Elemento | Referencia legal | Obligatorio |
|---|---|---|
| Identificación del RSII (nombre, cargo o función) | Art. 8 Ley 2/2023 | ✓ |
| Ámbito de aplicación (quién puede denunciar) | Art. 3 Ley 2/2023 | ✓ |
| Materias sobre las que se puede denunciar | Art. 2 Ley 2/2023 | ✓ |
| Canales de recepción disponibles (URL, teléfono, etc.) | Art. 5 Ley 2/2023 | ✓ |
| Plazo de acuse de recibo (7 días hábiles) | Art. 9.1 Ley 2/2023 | ✓ |
| Plazo máximo de resolución (3 meses, prorrogable a 6) | Art. 9.2 Ley 2/2023 | ✓ |
| Garantía de confidencialidad e identidad del informante | Art. 10 Ley 2/2023 | ✓ |
| Prohibición de represalias | Art. 36 Ley 2/2023 | ✓ |
| Tratamiento de datos personales (RGPD) | Art. 10.3 Ley 2/2023 + RGPD | ✓ |
| Consecuencias de las denuncias falsas o de mala fe | Art. 34 Ley 2/2023 | ✓ |
| Referencia al canal externo (AIPI) | Recomendado | Recom. |
Modelo completo de política del sistema interno de información (plantilla)
El texto siguiente es una plantilla adaptable. Los campos entre corchetes [XXXX] deben completarse con los datos de tu organización. Consúltala con tu asesor legal antes de aprobarla si tu empresa tiene particularidades sectoriales o estructura de grupo.
POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
[NOMBRE DE LA EMPRESA / ENTIDAD] · Versión [1.0] · Aprobada el [DD/MM/AAAA]
1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política regula el Sistema Interno de Información (en adelante, el "Canal") establecido por [NOMBRE DE LA EMPRESA], con CIF [XXXXXXXXX] y domicilio en [DIRECCIÓN COMPLETA], en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, "Ley 2/2023").
Pueden utilizar el Canal las siguientes personas:
- Empleados y trabajadores de la organización, con independencia de su tipo de contrato.
- Trabajadores autónomos que presten servicios para la organización.
- Socios, accionistas y miembros de órganos de administración o supervisión.
- Personas en prácticas, becarios y voluntarios.
- Proveedores, contratistas y subcontratistas cuando la infracción se haya conocido en el contexto de la relación contractual.
- Personas cuya relación laboral haya finalizado, cuando la infracción se haya conocido antes de la extinción del vínculo.
2. MATERIAS OBJETO DE COMUNICACIÓN
El Canal está habilitado para recibir comunicaciones sobre posibles infracciones de:
- Derecho de la Unión Europea en los ámbitos de contratación pública, servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, seguridad de los productos, seguridad del transporte, protección del medio ambiente, nuclear, seguridad alimentaria, salud pública, protección de los consumidores, protección de la vida privada y datos personales, y seguridad de las redes y sistemas de información.
- Normas que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
- Normas del mercado interior, incluidas la competencia y las ayudas estatales.
- La normativa penal, administrativa o laboral española cuando el informante tenga motivos razonables para creer que la infracción se ha producido o es probable que se produzca.
- [OPCIONAL: Normas internas de [NOMBRE DE LA EMPRESA]: código de conducta, política anticorrupción, reglamento interno.]
El Canal no es adecuado para comunicar conflictos laborales individuales, quejas de clientes sobre productos o servicios, ni reclamaciones civiles entre particulares sin conexión con las materias anteriores.
3. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (RSII)
El Responsable del Sistema Interno de Información es [NOMBRE Y APELLIDOS / CARGO: por ejemplo, "el Director de Cumplimiento" o "el Responsable de RRHH"]. El RSII es la persona encargada de recibir, acusar recibo, tramitar e investigar las comunicaciones recibidas a través del Canal, así como de mantener el libro-registro y garantizar la confidencialidad del proceso.
[OPCIONAL PARA EXTERNALIZACIÓN: La gestión del Canal ha sido externalizada a [NOMBRE DEL PROVEEDOR], que actúa como encargado del tratamiento según lo establecido en el contrato de encargo de tratamiento suscrito al efecto. El RSII interno de la organización mantiene la supervisión y responsabilidad última del sistema.]
En caso de conflicto de interés del RSII con respecto al asunto denunciado, la comunicación será gestionada por [CARGO SUSTITUTO o EMPRESA EXTERNA]. El informante puede excluir al RSII desde el propio formulario de denuncia cuando exista conflicto de interés.
4. CANALES DE RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
Las comunicaciones pueden enviarse a través de los siguientes medios:
- Canal digital: [URL del canal, por ejemplo: https://denuncias.miempresa.com] — disponible las 24 horas, permite el envío anónimo y la comunicación bidireccional mediante código de seguimiento.
- [OPCIONAL] Correo postal: [DIRECCIÓN], a la atención del RSII, en sobre cerrado con la indicación "CONFIDENCIAL — RSII".
- [OPCIONAL] Reunión presencial: previa solicitud a [EMAIL/TELÉFONO], reservada para casos en que el informante prefiera comunicación verbal.
Todos los canales garantizan la confidencialidad de la identidad del informante.
5. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN
5.1 Recepción y acuse de recibo
El RSII acusará recibo de toda comunicación recibida en un plazo máximo de siete (7) días hábiles desde su recepción. Si la comunicación ha sido enviada de forma anónima, el acuse de recibo se emitirá a través del canal digital mediante el código de seguimiento facilitado al informante.
5.2 Admisión a trámite
El RSII evaluará la admisibilidad de la comunicación en un plazo razonable. No se admitirán a trámite las comunicaciones que: (a) sean manifiestamente infundadas, (b) no guarden relación con las materias del apartado 2, o (c) constituyan un abuso del Canal. La inadmisión se comunicará al informante con indicación del motivo.
5.3 Investigación
Las comunicaciones admitidas a trámite serán investigadas por el RSII con la diligencia debida. El RSII puede solicitar información adicional al informante a través del canal, sin revelar su identidad a terceros. Cuando la investigación requiera la participación de otras personas de la organización, el RSII adoptará las medidas necesarias para preservar la confidencialidad de la identidad del informante.
5.4 Resolución y comunicación al informante
El RSII comunicará al informante el resultado de la investigación en un plazo máximo de tres (3) meses desde el acuse de recibo, plazo que podrá prorrogarse hasta seis (6) meses en casos de especial complejidad, con notificación al informante. La comunicación indicará si se han adoptado medidas, sin revelar información que pudiera identificar a las personas investigadas.
5.5 Libro-registro
El RSII mantendrá un libro-registro de todas las comunicaciones recibidas, con indicación de la fecha de recepción, el estado de tramitación y las medidas adoptadas. El libro-registro se conservará durante un mínimo de diez (10) años y estará disponible para la AIPI en caso de inspección.
6. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
La identidad del informante es estrictamente confidencial. Nadie podrá revelarla sin el consentimiento expreso del informante, salvo que sea estrictamente necesario en el marco de una investigación judicial o administrativa. Esta obligación de confidencialidad se extiende a todas las personas que participen en la tramitación.
El tratamiento de los datos personales se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). La base jurídica del tratamiento es el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD). Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la tramitación y, como máximo, durante diez años. El interesado puede ejercer sus derechos dirigiéndose a [EMAIL DE PROTECCIÓN DE DATOS].
7. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
[NOMBRE DE LA EMPRESA] prohíbe expresamente cualquier forma de represalia contra las personas que hayan efectuado una comunicación de buena fe a través del Canal. Se consideran represalias, entre otras: el despido, la no renovación del contrato, la degradación, el cambio de puesto o condiciones de trabajo sin justificación objetiva, las evaluaciones negativas injustificadas o cualquier trato desfavorable relacionado con la denuncia.
Las personas que sufran represalias pueden denunciarlo a la AIPI (Autoridad Independiente de Protección del Informante) o ante los tribunales competentes.
8. CONSECUENCIAS DE LAS COMUNICACIONES DE MALA FE
El Canal está concebido para comunicaciones de buena fe. Las comunicaciones realizadas con conocimiento de su falsedad o con finalidad de perjudicar a terceros no estarán amparadas por las protecciones de la Ley 2/2023 y podrán dar lugar a las responsabilidades disciplinarias, civiles o penales que correspondan.
9. CANAL EXTERNO DE LA AIPI
Con independencia del Canal interno, cualquier persona puede comunicar infracciones directamente a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI) o a los organismos sectoriales competentes. El uso del Canal interno no es un requisito previo para acceder al canal externo.
10. APROBACIÓN, VIGENCIA Y REVISIÓN
La presente política ha sido aprobada por [ÓRGANO DE GOBIERNO: consejo de administración / gerencia / socios administradores] el [DD/MM/AAAA] y entra en vigor en esa misma fecha. Será revisada anualmente o cuando se produzcan cambios normativos o en la estructura de la organización que lo hagan necesario.
Versión [1.0] — Aprobada por [CARGO] el [DD/MM/AAAA] — Próxima revisión: [DD/MM/AAAA+1 año]
Cómo aprobar y comunicar la política
Una vez redactada la política adaptada a tu empresa, sigue estos pasos para que tenga validez frente a la AIPI:
-
Aprobación formal por el órgano competente. En sociedades con consejo de administración, apruébala en acta de reunión del consejo. En pymes con administrador único, basta con un acuerdo firmado por el administrador. Guarda el acta o documento de aprobación con la firma del responsable y la fecha.
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Comunicación a toda la plantilla. La ley exige que todos los empleados conozcan el canal y sus protecciones. Lo habitual es enviar un correo corporativo con la política adjunta, publicarla en la intranet y añadir una mención en el manual del empleado o en el contrato de trabajo de los nuevos incorporados.
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Registro de la comunicación. Guarda evidencia de que la comunicación se realizó: el email enviado con la lista de destinatarios, o la firma de recepción en el manual del empleado. La AIPI puede solicitar esta evidencia.
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Activar el canal digital. Si todavía no tienes el canal técnico, actívalo junto con la aprobación de la política. La URL del canal debe aparecer en el documento. EticAlert permite activar el canal en menos de 5 minutos: regístrate aquí →
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Notificación a la AIPI (si aplica). Las entidades obligadas deben notificar a la AIPI la designación del RSII usando el formulario RSII-01. Consulta nuestra guía sobre el formulario RSII →
Los 5 errores más comunes al redactar la política
- No identificar al RSII con suficiente precisión. No basta con poner "el departamento de RRHH". La ley exige que la persona o función responsable esté identificada de forma que el informante sepa exactamente a quién va dirigida su denuncia.
- Omitir el ámbito de personas que pueden denunciar. Muchas políticas solo mencionan a empleados en activo y olvidan a los ex-empleados, los trabajadores en prácticas o los proveedores, que también tienen derecho a usar el canal.
- No incluir los plazos exactos de la ley. Los plazos de 7 días hábiles para el acuse de recibo y 3 meses para la resolución son obligatorios y deben aparecer textualmente. Una política que diga "en un plazo razonable" puede ser sancionada.
- Copiar literalmente la ley sin adaptar a la empresa. La política debe recoger los datos reales de la empresa: el nombre del RSII, la URL concreta del canal, el email de protección de datos. Una plantilla genérica sin adaptar puede ser considerada como ausencia de política real.
- Aprobarla pero no comunicarla. Una política que existe en un cajón pero que ningún empleado conoce no cumple el requisito de la ley. La AIPI puede sancionar tanto la ausencia de política como la falta de comunicación efectiva.
Activa el canal de denuncias en 5 minutos
Una vez aprobada la política, el siguiente paso es tener el canal técnico operativo. EticAlert genera el canal anónimo homologado, gestiona los plazos automáticamente y mantiene el libro-registro. Desde 9€/mes.
Activar mi canal → Ver cómo funciona →Recursos relacionados: